Digitale Sozialakte im Kreis Minden-Lübbecke

Minden-Lübbecke - 28. Apr 2018

Foto: So sieht ein typischer digitaler Sachbearbeiter-Arbeitsplatz aus: Torsten Meier vom Standort Lübbecke arbeitet seit Dezember 2017 mit der digitalen Sozialakte.

Seit Sommer 2016 wird die digitale Sozialakte mit Anbindung an das Fachverfahren AKDN-sozial in den kommunalen Jobcentern im Kreis Minden-Lübbecke genutzt. Die Lösung wurde vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) gemeinsam mit dem Kreis Minden-Lübbecke und den Pilotkommunen Espelkamp, Lübbecke und Minden entwickelt. Im Fokus stand hierbei die optimale und datenschutzkonforme Unterstützung der Zusammenarbeit des Optionskreises Minden-Lübbecke mit den Kommunen, die die Leistungsgewährung nach dem SGB II wahrgenommen haben.

Zum 01.01.2018 nahm der Kreis Minden-Lübbecke die Delegation der Aufgaben zur Leistungsgewährung nach dem SGB II zurück. Die daraus resultierenden Veränderungen wurden von einer Projektgruppe, welche eng vom krz begleitet und unterstützt wurde, analysiert. Die festgestellten, umfangreichen Anpassungen wurden kompetent und fristgerecht durch das krz umgesetzt. In diesem Zusammenhang wurde die zentrale Lösung schon Ende 2017 auch im Jobcenter der Stadt Preußisch Oldendorf eingeführt und eine dort selbstentwickelte Sharepoint-Umgebung abgelöst. 35.000 Dokumente wurden in diesem Zuge vom krz in das vom krz betriebene DMS übernommen.

Inzwischen arbeiten rund 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an vier Standorten mit ca. 22.000 digitalen Akten und genießen die Vorteile der automatisierten Aktenbildung und Ablage sowie der schnellen Informationsbeschaffung und Auskunftserteilung. Am größten Standort Minden sorgt eine zentrale Scanstelle für einen noch effektiveren Arbeitsablauf. Den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die E-Akte zu füllen – unter anderem das sofortige Einscannen am Arbeitsplatz, das komfortable Hinzufügen digital vorliegender Dokumente oder die direkte Ablage aus den verschiedenen Office-Anwendungen.

„Durch den Einsatz der digitalen Akte verkürzen sich die Entscheidungswege, weil Suchzeiten verringert werden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit und nachdem sich die Kolleginnen und Kollegen auf die veränderten Arbeitsabläufe eingestellt haben, haben alle die Vorteile der digitalen Akte erkannt und niemand möchte mehr zurück zum analogen System“, berichtet Helen Weßel-Brinkmann, Teamleiterin am Standort Minden, zur Arbeit mit der digitalen Akte.

Ziel ist es, die E-Akte im Jobcenter nun flächendeckend einzusetzen sowie für weitere Rechtsgebiete der Leistungsverwaltung zu implementieren, um Vorgänge noch effizienter bearbeiten zu können.